Mise à jour des registres de la société par actions (SPA) : utile ou nécessaire ?

Vous avez pris la décision de vous incorporer! Comme des centaines de milliers de gestionnaires québécois, cette option vous est apparue comme étant la plus efficace et rentable pour exploiter votre entreprise et lui permettre de croitre au rythme que vous souhaitez. Les arguments de vos conseillers comptables et juridiques quant à la souplesse de la fiscalité, à la responsabilité limitée que le véhicule procure à ses propriétaires, et aux outils de financement qu’offre la SPA vous ont convaincu.  Les frais légaux et comptables initiaux, et les coûts supplémentaires anticipés pour la maintenir en règle vous sont apparus minimes en comparaison avec les avantages escomptés.  Vous voilà donc en route vers les sommets!

Collaboration - Claude Boulanger, avocat - associé chez Trivium 

cboulanger@groupetrivium.com

Mais que faire maintenant avec ce boitier rigide contenant les statuts, règlements, résolutions, certificats et registres de la SPA, et qu’on appelle parfois « livre des minutes »?  La loi impose aux administrateurs de la SPA des devoirs particuliers quant à son contenu et sa mise à jour, et prévoit les conséquences d’un défaut de s’y conformer.

La législation fiscale exige que votre société, comme contribuable, produise chaque année, dans les 6 mois de la fin de son exercice financier, une déclaration de revenus (CO-17 au provincial et T2 au fédéral). Cette tâche annuelle est généralement accomplie par le comptable externe de l’entreprise, ce qui inclut la production de la déclaration annuelle au Registre des entreprises du Québec (REQ), faite en principe en cochant la case pertinente dans le formulaire provincial CO-17.

Plusieurs entrepreneurs ignorent cependant que la loi impose à la SPA certaines obligations récurrentes en matière de documentation corporative interne. En effet, l’article 34 de la Loi sur l’administration fiscale (Québec) édicte que « quiconque exploite une entreprise… doit tenir des registres… à son établissement, à sa résidence ou à tout autre lieu que le ministre désigne. »  De plus «ces registres, de même que les pièces à l’appui des renseignements qu’ils contiennent, doivent être tenus dans la forme appropriée... ».

La SPA s’acquitte normalement de ses devoirs en regroupant ces documents et registres dans le livre corporatif qui est initialement complété lors de l’organisation juridique qui suit sa constitution. Ce boitier est conservé au siège de la SPA ou, idéalement, chez son conseiller juridique, qui verra à le maintenir à jour dans la « forme appropriée ». Le livre contient minimalement les statuts et règlements, la convention unanime d’actionnaires, la liste et les coordonnées des administrateurs avec date de début et fin de mandat, le registre des actions et autres documents et formulaires utiles ou nécessaires. Il est d’usage que les formules de transfert et les certificats d’actions eux-mêmes se retrouvent au Livre corporatif, facilitant ainsi leur retraçage au moment opportun.

Le Livre corporatif renferme enfin – et surtout – les procès-verbaux des réunions et assemblées et les résolutions écrites qui en tiennent lieu, dont la récurrente « assemblée annuelle » consistant en l’adoption des états financiers, l’élection des administrateurs, la nomination du vérificateur, etc.  À noter que les registres de la SPA peuvent être sauvegardés sur support électronique, pourvu qu’ils le soient de façon intelligible.

Le défaut de se conformer aux exigences statutaires constitue une infraction en vertu de la loi précitée et rend la SPA et ses administrateurs sujets à des amendes.  Mais au-delà des pénalités potentielles qui pourraient être imposées, le maintien à jour des registres corporatifs est un gage du sérieux de ses promoteurs, car le livre corporatif constitue la porte d’entrée privilégiée de l’entreprise pour les investisseurs et les prêteurs tant privés qu’institutionnels et aussi, il ne faut pas l’oublier, pour les vérificateurs fiscaux!

Donc, la mise à jour des registres de la SPA : utile et nécessaire! Et terminons, si vous le voulez bien, par une bonne nouvelle!  Le coût de la démarche dépasse rarement 250$/an…