Frais de bureau à domicile pour les employés en télétravail en raison de la pandémie : processus de réclamation simplifié

Voici quelques déductions possibles et formulaires à produire selon la méthode de réclamation que vous utiliserez. Collaboration spéciale - Cabinet BJC En raison de la pandémie, plusieurs employés ont été contraints de s’adapter et de travailler à leur domicile. Les gouvernements ont réagi et ont voulu simplifier l’accès à la déduction du revenu pour l’employé des frais de bureau à domicile. Afin de bénéficier des mesures simplifiées, l’employé doit avoir travaillé plus de 50 % de son temps à son domicile pendant au moins quatre semaines consécutives en raison de la COVID-19 et il ne doit pas demander d’autres dépenses reliées à l’emploi (par exemple, véhicule à moteur). Ainsi, les employés pourront déduire les frais de bureau à domicile selon la méthode à taux fixe temporaire ou la méthode détaillée. Plus de 50 % pendant au moins quatre semaines consécutives Le gouvernement fédéral a donné des exemples sur des situations pouvant répondre à cette exigence. Par exemple, un employé qui travaille en alternance trois semaines à son domicile et une semaine chez son employeur peut se qualifier puisque 50 % et plus de son temps est à domicile. Les congés payés et non payés ne doivent pas être pris en considération. Méthode à taux fixe temporaire Cette méthode est simple puisque l’employé peut réclamer 2 $ pour chaque jour travaillé à domicile jusqu’à concurrence de 400 $. Les jours fériés, les jours de maladie et les jours de vacances ne doivent pas être pris en compte. Comme la plupart des contribuables ont pris des journées de vacances ou des journées fériées, le maximum de 200 jours travaillés ne pourra pas être atteint. Il sera donc important d’effectuer le calcul exact du nombre de jours. Il n’y a aucune facture à conserver et aucun formulaire à faire signer par l’employeur. Les nouveaux formulaires T777S et TP-59S devront être produits avec les déclarations de revenus 2020. Selon le site de l’Agence du revenu du Canada (ARC), cette méthode peut être utilisée même si l’employeur a remboursé une partie, mais pas la totalité, des frais de bureaux à domicile. Méthode détaillée L’employé qui désire utiliser cette méthode doit conserver tous les reçus et pièces justificatives. En plus de remplir les formulaires T777S et TP-59S, il devra obtenir de son employeur les formulaires T2200S et TP-64.3 signés. Les dépenses déductibles sont les suivantes :

• Dépenses reliées à l’utilisation du bureau selon la superficie utilisée :

• • chauffage, électricité, produits de nettoyage, ampoules et réparations mineures;
  • services publics compris dans les frais de copropriété, s’il y a lieu;
  • frais d’accès à l’Internet résidentiel (sous réserve des précisions mentionnées dans l’article);
  • loyer (locataire);

• fournitures de bureau : papier, crayons, cartouches d’encre, agrafes, trombones, enveloppes, stylos, frais postaux;
• coût des appels interurbains dans l’exercice des fonctions;
• forfait de base d’un téléphone cellulaire (doit démontrer le nombre de minutes ou quantité de données utilisées directement dans les tâches de l’emploi ainsi que le coût de ces minutes et données).

Pour un employé à commission, d’autres dépenses sont admissibles comme les primes d’assurance et les impôts fonciers relatifs à l’espace de bureau. Frais de bureau à domicile Les frais reliés au bureau à domicile doivent être calculés selon l’utilisation dans le cadre du travail. Par exemple, un employé qui utilise un espace aménagé pour le bureau doit calculer la superficie de cette pièce divisée par la superficie totale de son domicile (incluant toutes les parties aménagées comme les corridors). Par contre, il faudra ajuster le calcul si le même bureau est partagé. Prenons l’exemple d’un couple qui utilise en part égale le même bureau représentant 10 % de la superficie de leur résidence. Ainsi, chacun pourra déduire 5 % des frais admissibles. Certains ont utilisé leur table à manger ou encore leur chambre à coucher. Devant cette situation, une répartition devra être effectuée en nombre d’heures d’utilisation pour le travail. Selon l’exemple du gouvernement canadien, la salle à manger représente 12 % de la superficie totale de la maison et l’employé l’utilise pour travailler 40 heures sur un total de 168 heures par semaine. Le pourcentage utilisé comme espace de travail serait de 2,9 % (12 %*40/168). Frais Internet La déduction des frais Internet est maintenant permise par les deux gouvernements et une partie raisonnable pourra être déduite. Par exemple, si l’espace du bureau à domicile représente 10 %, le même pourcentage de la facture Internet pourra être utilisé. La location d’un modem/routeur ou les frais de raccordement ne sont pas des frais admissibles selon le site de l’ARC. Toutes dépenses admissibles doivent être réduites du remboursement reçu de l’employeur (ex. : frais de cellulaire ou Internet). Les dépenses suivantes ne sont jamais déductibles pour un employé :

• intérêts hypothécaires;
• dépenses en capital (remplacement des fenêtres, des planchers, de la fournaise, etc.);
• matériel de bureau (imprimante, télécopieur, porte-documents, sac pour ordinateur portable, calculatrice, etc.);
• tarif mensuel de base pour un téléphone fixe;
• achat d’un téléphone cellulaire, d’un ordinateur, d’un ordinateur portable, d’une tablette, d’un télécopieur, etc.;
• accessoires informatiques (moniteur, souris, clavier, casque d’écoute, microphone, haut-parleurs, webcam, routeur, etc.);
• mobilier (bureau, chaise, etc.).

Enfin, il ne faut pas confondre une autre mesure exceptionnelle mise en place par les gouvernements. L’ARC et Revenu Québec acceptent exceptionnellement qu’un montant n’excédant pas 500 $ soit versé par l’employeur à l’employé pour le remboursement d’équipements informatiques (portable, imprimante, etc.) et d’équipements de bureau (bureau de travail, chaise, etc.) sur présentation de factures. Tout excédent au montant de 500 $ est considéré comme un avantage imposable. En période de COVID-19, les gouvernements considèrent que les achats sont au bénéfice de l’employeur principalement et non de l’employé. Advenant que l’employé ne se qualifie pas au processus simplifié ou souhaite demander d’autres dépenses reliées à l’emploi (automobile), les formulaires T2200 et TP-64.3 devront être signés par l’employeur et l‘employé devra compléter les formulaires T777 et TP-59 avec sa déclaration de revenus. Les gouvernements fédéral et provincial ont mis des outils à la disposition des contribuables afin de calculer les dépenses : calculateur de l’ARC / outils de calcul de Revenu Québec. « Les renseignements contenus dans le présent article sont d’ordre général et ne constituent pas des conseils ou services professionnels. Avant de prendre une décision ou des mesures qui pourraient avoir une incidence sur vos finances ou vos activités, nous vous invitons à consulter un professionnel qualifié, membre de notre équipe.»